Come creare riassunti di riunioni con GPT-3 di OpenAI

Hai mai partecipato a una riunione lavorativa che non ti ha reso più sapiente riguardo ai compiti che ti sono stati assegnati o all'accordo raggiunto? Ci siamo tutti passati, soprattutto quando molte persone parlano tutte insieme, le domande rimangono senza risposta o la scadenza di un incarico non è chiara.

Sia la produttività che la chiarezza spesso ne risentono. (Non c'è nulla di peggio che dover organizzare un'altra riunione per parlare di quella prima.)

Quindi, anziché inseguire la persona che prende appunti, usa l'integrazione di Zapier con OpenAI (i creatori di ChatGPT) per salvare la situazione. Puoi creare flussi di lavoro automatici - che chiamiamo Zaps - che chiedono a GPT-3 di creare riassunti delle riunioni e inviarli al canale Slack del tuo team. Vediamo qui di seguito due modi diversi per farlo!

Crea trascrizioni e riassunti delle riunioni da una registrazione

Ho da tempo cercato uno strumento che fornisca trascrizioni automatiche e che possa anche creare un riassunto accurato di detto testo. In questo modo sarò in grado di capire rapidamente l'essenza di una riunione e vedere se ci sono compiti da affrontare. Fortunatamente, l'integrazione tra Zapier e OpenAI ha un passaggio d'azione che si basa su Whisper, un sistema di riconoscimento automatico della voce (ASR), che mi consente di fare proprio questo.

Puoi creare flussi di lavoro automatici, quelli che chiamiamo Zaps, che permettono a Whisper di creare trascrizioni dei file audio che carichi, e poi creare un riassunto del testo. Questo permetterà a tutti di restare sulla stessa pagina, senza perdere importanti dettagli del tuo giorno per giorno.

Puoi creare il tuo Zap da zero senza alcuna conoscenza di programmazione, ma offriamo anche modelli rapidi per aiutarti a iniziare. Se desideri iniziare con un modello, clicca sul modello di Zap qui sotto e verrai reindirizzato all'editor di Zap. Dovrai creare un account Zapier se non ne hai già uno. Quindi, segui le istruzioni riportate di seguito per configurare il tuo Zap.

Prima di iniziare

Per questo tutorial utilizzeremo Dropbox per gli upload dei file in arrivo. Assicurati che il tuo Dropbox (o un'altra app di archiviazione) abbia una cartella per i file audio delle tue riunioni e includa almeno un file audio. I file audio devono essere anche di dimensioni inferiori o uguali a 25 MB e devono appartenere ad uno dei seguenti formati di file: MP3, MP4, MPEG, MPGA, M4A, WAV o WebM.

Dato che stiamo utilizzando Whisper di OpenAI per trascrivere i file audio, avrai bisogno di un account OpenAI e di una chiave API. Se non hai un account OpenAI, crearne uno è gratuito. Dopo aver creato la tua chiave API, assicurati di salvarla in un gestore di password perché non sarai in grado di recuperarla di nuovo.

Configura il tuo trigger di Dropbox

Prima di tutto, configura il tuo trigger, l'evento che avvia la tua Zap. Seleziona Dropbox come applicazione trigger e Nuovo File nella Cartella come evento trigger.

Se non lo hai già fatto, ti verrà chiesto di collegare il tuo account Dropbox. Clicca su Scegli un account ... e seleziona un account dal menu a tendina (se hai già collegato Dropbox a Zapier in precedenza) oppure clicca su + Collega un nuovo account.

Quindi, seleziona la cartella di Dropbox che desideri utilizzare. Nel nostro caso, abbiamo impostato una cartella Dropbox chiamata Trascrizioni incontri. Puoi lasciare l'impostazione predefinita come Sì per includere il contenuto del file.

In seguito, clicca su Continua. Avremo bisogno di una cartella o un file esistente per configurare il resto di questo Zap, quindi clicca su Test trigger. Se il tuo test è riuscito, vedrai il contenuto della tua cartella o file. Clicca su Continua.

Configura la tua azione OpenAI

Ora impostiamo l'azione, l'evento che il tuo Zap eseguirà una volta che verrà attivato. Seleziona OpenAI come l'app di azione e Crea trascrizione come evento di azione. Fai clic su Continua.

Poi, se non l'hai già fatto, ti verrà chiesto di collegare il tuo account OpenAI a Zapier. Clicca su Scegli un account... e seleziona un account dal menu a tendina (se hai già collegato OpenAI a Zapier in precedenza) o clicca su + Collega un nuovo account. Successivamente, ti verrà chiesto di inserire la tua chiave API OpenAI che hai copiato in precedenza, in una finestra pop-up.

Una volta fatto ciò, torna all'editor Zap e clicca su Continua.

Ora arriva la parte più importante: dire al tuo Zap dove prendere il file audio e le istruzioni per crearne una trascrizione. Fai clic sul campo File e seleziona Collegamento diretto al file multimediale dal menu a tendina Inserisci dati.

Il prossimo passo è la tua direttiva. Anche se non è necessario istruire GPT per creare una trascrizione (l'azione Zap farà ciò per te), è possibile utilizzare questo campo per migliorare la qualità della trascrizione. Ad esempio, è possibile chiedere a GPT di rimuovere i timestamp o di aggiungere parole chiave specifiche o nomi di aziende in modo che l'AI non sbagli l'ortografia delle parole.

Puoi anche scegliere il formato di risposta, ovvero quale tipo di formato di file di testo desideri per il file finale. Nel nostro caso, useremo semplicemente il testo standard, ma puoi scegliere SRT, JSON e altro ancora.

Infine, puoi anche aggiungere la lingua dell'audio. Se lasci vuoto questo campo, verrà impostato come predefinito l'inglese. Una volta completata la configurazione di questi campi, clicca su Continua.

Ora è il momento di testare il tuo azione. Quando fai clic su Testa e Valuta o Testa e Continua, Zapier preleverà il riepilogo da OpenAI in base a come hai personalizzato i campi nel tuo Zap.

Dopo aver verificato che il tuo trigger funziona correttamente, clicca sul pulsante + in fondo allo schermo per aggiungere un nuovo passo alla tua Zap.

Configura la tua azione Dropbox

Ora impostiamo il passaggio successivo di questo flusso di lavoro, che creerà un nuovo file di testo su Dropbox con la trascrizione creata da OpenAI. Seleziona Dropbox come applicazione di azione e Crea file di testo come evento di azione.

Fai clic su Continua.

Collega il tuo account Dropbox a Zapier (o seleziona un account esistente) e clicca su Continua.

È ora il momento di configurare l'azione di Dropbox. Seleziona la cartella di Dropbox in cui desideri inviare la trascrizione nel campo Cartella. Nel nostro Zap, invieremo la trascrizione nella stessa cartella in cui archiviamo i file audio.

Una volta selezionata la posizione della tua cartella, inserisci il nome di Dropbox della riunione cliccando nel campo Nome File e selezionando Dropbox Nome File dal menu a tendina dei dati.

Ora per la parte più importante: vorrai importare i risultati del tuo Whisper (la trascrizione) cliccando nel campo Contenuto File e selezionando Contenuto dal menu a tendina dei dati. Ciò aggiungerà il file di trascrizione alla tua cartella Dropbox.

Puoi anche scegliere se sovrascrivere il file o meno, ma in questo caso dovresti selezionare No. Successivamente, fai clic su Continua.

È ora di testare la tua azione. Quando fai clic su Test dell'azione, Zapier invierà una trascrizione a Dropbox secondo come hai configurato la tua azione.

È una buona idea testare il tuo Zap per verificare se la tua trascrizione sembra corretta. Se ha funzionato correttamente, dovresti vedere una trascrizione all'interno della cartella Dropbox che hai impostato. Ecco come appare la nostra:

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Dopo aver revisionato la trascrizione creata dal tuo Zap, clicca sul pulsante + in fondo allo schermo per aggiungere un nuovo passo al tuo Zap.

Configura la tua azione OpenAI

È ora di configurare la tua prossima azione. Seleziona OpenAI per la tua app di azione e Invia Prompt per l'evento di azione.

Fai clic su Continua. Successivamente, connetti il tuo account OpenAI e fai clic su Continua.

È ora di configurare la tua azione. Nel campo Modello, puoi lasciare selezionato text-davinci-003 in quanto è quello che consigliamo per ottenere i migliori risultati.

Ora, personalizzerai la tua richiesta per OpenAI. Nel campo Prompt, dare a OpenAI le istruzioni che desideri per riassumere efficacemente la tua trascrizione. Per il prompt nell'esempio, ho scritto:

Crea un riassunto (con punti elenco) che riassume l'intero contenuto dell'incontro.

Potresti anche includere istruzioni più specifiche su come fornire i passi successivi o compiti per persone specifiche, ad esempio, o includere un conteggio parole specifico.

Una volta scritto il tuo prompt, assicurati di ottenere i dati dal tuo passaggio Dropbox cliccando all'interno del campo Prompt e selezionando File di Testo dal menu a tendina di inserimento dati.

Dopo aver personalizzato il tuo prompt, puoi regolare la temperatura (livello di creatività) della scrittura, così come la lunghezza massima.

Ora, prova la tua azione. Se non sei soddisfatto del tuo riepilogo da OpenAI, modifica la tua indicazione fino a quando non sei soddisfatto dei risultati.

Per aggiungere il tuo ultimo passo al tuo Zap, clicca sul pulsante + in fondo alla tua schermata.

Configura la tua azione Slack

Ora impostiamo la tua azione finale per inviare il riassunto della riunione. Seleziona Slack come app di azione e Invia messaggio al canale come evento di azione. Clicca Continua.

Se non hai ancora collegato il tuo account Slack, collegalo ora e clicca su Continua.

Ora impostiamo la tua azione, o come desideri che il tuo messaggio sia configurato. Prima, seleziona a quale canale desideri inviare il messaggio nel campo Canale. Nel nostro caso, useremo il canale Slack del nostro team di contenuti.

Successivamente, personalizza il messaggio di Slack cliccando nel campo Testo del Messaggio, quindi seleziona i dati di OpenAI che devi includere dal menu a tendina Inserisci Dati. In questo caso, dovresti inserire il Testo delle Scelte, poiché questa è la sintesi che OpenAI ha creato.

Puoi anche aggiungere del testo statico, se vuoi formattare il tuo messaggio di Slack in un modo specifico, ma non è necessario se vuoi solo includere il riassunto della riunione.

Puoi anche personalizzare il tuo bot aggiungendo un nome nel campo Nome Bot e un'emoji nel campo Icona Bot.

Una volta completata la configurazione del passaggio, clicca su Continua.

Ora è il momento di testare la tua azione. Quando fai clic su Testa azione, Zapier invierà un messaggio a Slack secondo come hai configurato il tuo messaggio in precedenza.

Come sempre, è una buona idea testare il tuo Zap per verificare se il messaggio su Slack si presenta correttamente. (Avvisa prima il tuo team, così non saranno sorpresi.) Se ha funzionato correttamente, dovresti vedere un messaggio su Slack formattato nel modo in cui lo hai impostato.

Potrai anche vedere la risposta di prova inviata al tuo account Slack. Ecco come appare il nostro esempio:

Quando sei soddisfatto di come appare il test, sei pronto per attivare la tua Zap. E questo è ciò che potremmo definire un successo!

Usa OpenAI per creare trascrizioni e riassunti delle tue riunioni

Adesso ogni volta che un file audio viene caricato su Dropbox, OpenAI creerà una trascrizione di quel file, lo caricherà nel tuo file Dropbox, quindi OpenAI ne creerà un riassunto, e Zap invierà quel riassunto al tuo canale Slack.

In questo modo, tu e i membri del tuo team potrete facilmente revisionare i riassunti delle riunioni su Slack, senza dover ascoltare la registrazione o leggere l'intera trascrizione.

Crea riepiloghi delle riunioni dagli appunti

Se di solito non registri le riunioni, probabilmente devi comunque inviare un riepilogo successivamente basato sulle note prese durante la riunione. Con questo flusso di lavoro, OpenAI può creare automaticamente un riassunto della tua riunione e pubblicarlo su Slack non appena pubblichi le tue note di riunione. Noi utilizziamo Evernote per prendere le note di riunione, ma puoi utilizzare qualsiasi app per prendere appunti che si collega a Zapier e seguire gli stessi passaggi di base.

Se desideri iniziare con un modello, clicca sul modello Zap qui sotto e verrai indirizzato all'editor di Zapier. Dovrai creare un account Zapier se non ne hai già uno. Quindi, segui le istruzioni di seguito per configurare il tuo Zap.

Prima di iniziare

Assicurati di configurare prima un account OpenAI, che è gratuito da creare. Una volta aperto il tuo account, genera la tua chiave API nella scheda impostazioni.

Ricorda di copiare la chiave. Avrai bisogno di questa chiave API in seguito quando collegherai il tuo account OpenAI a Zapier.

Configura il tuo trigger Evernote

Prima di tutto, configura il tuo trigger - l'evento che avvia il tuo Zap. Seleziona Evernote come app di trigger e Nuovo Tag Aggiunto a Nota come evento di trigger.

Se non lo hai già fatto, ti verrà chiesto di connettere il tuo account Evernote. Clicca su Scegli un account... e seleziona un account dal menu a tendina (se hai già collegato Evernote a Zapier in precedenza) o clicca + Connetti un nuovo account.

Clicca su Continua. Successivamente, seleziona da quale tag desideri raccogliere le tue note di riunione.

Fai clic sul menu a discesa per vedere le etichette disponibili nel tuo account Evernote collegato. In questo caso, abbiamo impostato un'etichetta chiamata Note di riunione in modo che ogni volta che aggiungiamo questa etichetta a una nota, verrà attivato il Zap. Ora, seleziona la tua etichetta. (Se nessuna etichetta è selezionata, il Zap verrà attivato su tutte le note.)

Clicca Continua.

Ora devi testare il tuo trigger. Zapier troverà una nota recente con il tag che hai aggiunto. Questo sarà utilizzato per configurare il resto del tuo Zap.

Se non hai alcuna nota, aggiungi un esempio di nota e assegnale un tag appropriato, poi testa il tuo Zap.

Clicca su Test Trigger. Questo importerà una nota di esempio con il tag corretto. Una volta che avrai verificato che il tuo trigger funziona correttamente, clicca su Continua.

Configura la tua azione OpenAI

Ora impostiamo l'azione - l'evento che il tuo Zap eseguirà una volta che verrà attivato. Seleziona OpenAI come l'app dell'azione e Invia Prompt come evento dell'azione. Fai clic su Continua.

Poi, se non l'hai ancora fatto, ti verrà chiesto di collegare il tuo account OpenAI a Zapier. Fai clic su Scegli un account... e seleziona un account dal menu a discesa (se hai già collegato OpenAI a Zapier in precedenza) oppure clicca su + Collega un nuovo account, poi fai clic su Continua.

In seguito, ti verrà chiesto di inserire la tua chiave API di OpenAI, che hai copiato in precedenza.

Poi, devi dire al tuo Zap come generare un riassunto delle tue note di riunione.

Puoi importare dati dai tuoi Evernote cliccando all'interno di qualsiasi campo vuoto dove desideri che vadano i dati e selezionando un'opzione dal menu a tendina Inserisci Dati. Questo include il modello AI, il prompt, la temperatura e la lunghezza massima.

La parte più importante di questa configurazione è il tuo prompt. Nel campo Prompt, scrivi ciò che desideri che l'AI scriva. In questo caso, il nostro prompt è: Puoi creare un riassunto rapido delle note della mia riunione e includere anche passaggi successivi specifici per ciascuna persona in un elenco separato puntato? Dovresti anche correggere eventuali errori grammaticali e segnalare se ci sono domande senza risposta.

Per il contenuto della riunione, importeremo il testo delle note di riunione dal campione selezionato da Zap.

Puoi anche regolare la temperatura della scrittura desiderata (livello di creatività) e la lunghezza massima. Puoi anche personalizzare la lunghezza dei caratteri o delle parole direttamente nel campo Prompt all'interno del tuo Zap.

Una volta che hai finito di personalizzare questi campi, clicca su Continua.

Ora è il momento di testare la tua azione. Quando clicchi su Test e Revisiona o Test e Continua, Zapier importerà il riassunto da OpenAI in base a come hai personalizzato i campi nel tuo Zap.

Una volta che hai verificato che il tuo trigger funziona correttamente, clicca su Continua.

Imposta la tua azione Slack

Successivamente, è ora di impostare un altro passaggio dell'azione. Seleziona Slack come app di azione e Inviare un messaggio al canale come evento dell'azione.

Fai clic su Continua. Ti verrà chiesto di collegare il tuo account Slack. Collega il tuo account Slack e fai clic su Continua.

Ora è il momento di impostare come apparirà il tuo messaggio su Slack. Seleziona il canale di Slack a cui desideri inviare il messaggio cliccando nel campo sotto Canale.

Una volta che hai selezionato il tuo canale, puoi ora richiamare i risultati del GPT-3 cliccando sul campo Messaggio di testo e selezionando Testo delle scelte dal menu a tendina dei dati. In questo modo importerai il riassunto completo del messaggio nel tuo messaggio Slack.

Puoi anche personalizzare il tuo bot aggiungendo un nome nel campo Nome del Bot e aggiungendo un emoji nel campo Icona del Bot. Inoltre, puoi includere un link al Zap, allegare immagini, auto-espandere i link oppure collegare nomi utente e nomi dei canali.

Una volta che hai finito di configurare il tuo passaggio, clicca su Continua. Ora è il momento di testare la tua azione. Quando clicchi su Testa azione, Zapier invierà un messaggio a Slack secondo come hai configurato il messaggio in precedenza.

È una buona idea testare il tuo Zap per verificare che il messaggio su Slack sia corretto. (Basta avvisare prima il tuo team, così non saranno sorpresi.) Se ha funzionato correttamente, dovresti vedere un messaggio su Slack formattato come l'hai impostato.

Una volta che hai revisionato il messaggio di Slack creato dal tuo Zap, il tuo Zap è ora pronto all'uso. Se qualcosa sembra sbagliato, torna indietro e apporta le modifiche necessarie fino a quando non sarà perfetto.

Lo Zap creerà ora dei riassunti delle riunioni e li invierà al tuo canale Slack in pochi secondi. Ecco come appare il nostro:

Scrivi riassunti delle riunioni con OpenAI

Ora, ogni volta che raccogli appunti delle riunioni in Evernote, questo Zap creerà un riepilogo dei tuoi appunti, evidenzierà i passaggi successivi di ogni membro del team e delineerà eventuali domande senza risposta inviandoti un messaggio sulla chat di Slack.

In questo modo, tu e i membri del tuo team potete dare un'occhiata ai riepiloghi e ai prossimi passi senza tornare indietro.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel febbraio 2023, ma è stato aggiornato più recentemente nel maggio 2023 per aggiungere nuovi modi per riassumere le riunioni con l'AI.